Wie berechnen Sie Ihre Kosten pro Rechnung – Funktionen – ifo wo Bitcoins zu kaufen

Eine übliche Maßnahme zur Bestimmung der Funktionsweise von AP sind die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung. Die Bestimmung dieser Zahl kann jedoch so schwierig sein, dass viele AP-Abteilungen keine Berechnungen angestellt haben, oder sie haben nur eine grobe Schätzung vorgenommen, indem sie die Anzahl der jährlich verarbeiteten Rechnungen durch die jährlichen Gesamtgehälter aller PAs teilen.

• Ordnen Sie den Prozess zu. Mapping ist wahrscheinlich am schwierigsten. Sie müssen den Prozess und alle Ausnahmen verstehen. Befolgen Sie die Rechnung während des gesamten Prozesses. Beginnen Sie mit dem Öffnen der Mail und verteilen Sie sie. Dann gehen Sie weiter zu dem, was als nächstes passiert, und dann bis zur Zahlung.


Vergessen Sie nicht, was mit der Rechnung passiert, nachdem die Zahlung erfolgt ist – Schritte wie Einreichung oder Recherche, wenn (fast) unvermeidliche Fragen auftauchen.

• Identifizieren Sie die an dem Prozess beteiligten Personen. Wie viele Personen müssen Sie für jeden Schritt ausführen, den Sie beim Zuordnen des Prozesses angegeben haben? Denken Sie an alle Beteiligten und nicht nur an die von AP. Die Codierungs- und Genehmigungsschritte zum Beispiel werden wahrscheinlich von vielen Personen in vielen Abteilungen Ihres Unternehmens durchgeführt.

• Bestimmen Sie, wie viel Zeit diese Personen in jeder Phase des Prozesses verbringen. Verirren Sie sich nicht in den Details hier. Sie müssen einen wahrscheinlichen Durchschnitt berechnen. Bitten Sie Personen, die einen Code schreiben oder genehmigen, zu schätzen, wie viel Zeit sie pro Rechnung ausgeben.

• Bestimmen Sie, wie jede Person pro Stunde bezahlt wird. Oder, Stück für Stück, wenn es mehr Sinn macht in Bezug auf die Dauer jeder Aufgabe. Es kann notwendig sein, Durchschnittswerte bestimmter Kategorien zu finden. Da viele Ebenen von Mitarbeitern Rechnungen genehmigen, müssen Sie möglicherweise HR oder Gehaltsabrechnung für ein durchschnittliches Gehalt für Abteilungsleiter oder C-Level-Manager konsultieren.

• Machen Sie die Mathematik. Multiplizieren Sie die Anzahl der Personen mit der Zeit, die für jede Aufgabe aufgewendet wurde, mit ihrem durchschnittlichen Gehalt, um einen Dollarwert zu erhalten, der die Zeit und das Geld darstellt, die in alle diese Schritte investiert wurden. Auch hier bleib einfach. Lassen Sie sich nicht von den Kosten, der Computerunterstützung oder anderen Faktoren, die diesen Prozess komplizieren, ablenken. Diese Faktoren sind real, aber der Versuch, jeden von ihnen einzuschließen, ist oft das, was die Leute vermeidet, zuerst die Kosten pro Rechnung zu berechnen.

Jetzt, da Sie Ihre Kosten pro Rechnung kennen, ist die nächste logische Frage: "Wie balanciert meine AP-Abteilung?" Viele Studien werden durchgeführt, um die durchschnittlichen Kosten verschiedener Organisationen zu bestimmen. Und während alle üblichen Vorbehalte gelten – was wurde gezählt und was in der Berechnung sowie geografische Variationen weggelassen wurde – die Zahl am häufigsten für mittlere Marktorganisationen zitiert ist $ 22, nach Elmore. Er sagt, das ist eine Nummer, die kleine und mittlere Organisationen zum Vergleich verwenden können.

Kosten pro Rechnung geben Ihnen einen Ausgangspunkt, wenn Sie versuchen, die Vorteile der Automatisierung eines Teils oder des gesamten AP-Prozesses zu ermitteln. Wenden Sie sich dazu einfach an die von Ihnen erstellte Prozesslandkarte. Löschen Sie die Schritte, die die Automatisierung aus dem Prozess entfernt. Sie können dann die Zeit und die für diese Aufgaben aufgewendeten Beträge löschen und eine neue Kostenberechnung pro Rechnung vorschlagen. Dies hilft Ihnen, die ROI-Berechnung zu starten, die Voraussetzung für die Entwicklung des Business Case für ein geplantes AP-Automatisierungsprojekt ist.

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